فایل های پیوست

راهنمای تصویری درخواست انفرادی

راهنمای تصویری درخواست گروهی

راهنمای گام‌به‌گام و فرآیند اجرایی ثبت درخواست خوابگاه (گروهی و انفرادی) در سامانه گلستان  برای سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۵

به اطلاع کلیه دانشجویان روزانه سنوات مجاز می‌رساند، آن دسته از متقاضیانی که واجد شرایط دریافت خوابگاه در سال تحصیلی ۱۴۰۶-۱۴۰۵ می‌باشند، لازم است با توجه به شرایط مندرج در این اطلاعیه و مطابق با مراحل ذیل، نسبت به انتخاب هم‌اتاقی و ثبت درخواست خوابگاه اقدام نمایند.

⚠️ شرط اولیه و مهم: طبق بند ۲ فصل ۵ آیین‌نامه صندوق رفاه دانشجویان در خصوص دستورالعمل پرداخت اجاره‌بهای خوابگاه‌های دانشجویی، پرداخت کامل بدهی اجاره خوابگاه ترم جاری و ترم‌های گذشته جهت ثبت درخواست خوابگاه جدید الزامی است.

الف) مراحل و مسیرهای درخواست گروهی اتاق از طریق سیستم گلستان

۱. انتخاب و ثبت گروه توسط سرگروه:

یک نفر به عنوان سرگروه با نام کاربری خود وارد سامانه گلستان شده و مسیر زیر را طی کند:

منو دانشجویی ◄ خوابگاه ◄ درخواست گروهی خوابگاه

• اقدامات در این صفحه:
• وارد نمودن شماره دانشجویی سرگروه در قسمت «نماینده گروه» و زدن دکمه جستجو.
• ثبت ظرفیت اتاق درخواستی و تعداد اعضاء (توجه: ظرفیت اتاق درخواستی و تعداد اعضا باید دقیقاً یکسان باشد.)
• کلیک روی گزینه «اعمال تغییرات».
• در همین صفحه، سرگروه از بخش «مشخصات فرعی گروه» و فیلد «روش تایید اعضاء» تعیین می‌کند که تایید پذیرش توسط خود نماینده گروه انجام شود یا توسط عضو پذیرفته‌شده.

۲. پذیرش اعضای گروه توسط هر یک از دانشجویان عضو:

• مرحله اول:  سرگروه شماره گروه خود را به اعضاء اعلام می‌کند. سپس هر یک از اعضا وارد سامانه گلستان شده و از بخش درخواست گروهی خوابگاه (سمت چپ و بالای صفحه)، گزینه «پذیرش اعضا» را انتخاب می‌کنند ◄ شماره گروه اعلام‌شده توسط نماینده را ثبت و دکمه جستجو را می‌زنند ◄ گزینه ایجاد ◄ ثبت شماره دانشجویی خود ◄ کلیک روی دکمه ایجاد.
• مرحله دوم (تایید نهایی اعضاء): با توجه به روشی که سرگروه انتخاب کرده، یکی از دو اقدام زیر باید انجام شود:
• روش اول: اگر در فیلد روش تایید گزینه «توسط اعضای پذیرفته شده»انتخاب شده باشد، لازم است عضو جدید پس از ثبت شماره دانشجویی، در قسمت «وضعیت پذیرش»گزینه «خیر» را به «بله» تبدیل کند.
• روش دوم: اگر گزینه «توسط خود سرگروه» انتخاب شده باشد، سرگروه باید به مسیر منو دانشجویی ◄ خوابگاه ◄ درخواست گروهی خوابگاه ◄ بخش پذیرش اعضا (بالای صفحه سمت چپ) رفته و در قسمت «وضعیت پذیرش»، گزینه «خیر» را به «بله» تبدیل کند.

۳. تعیین اولویت اتاق توسط سرگروه (پس از تشکیل کامل گروه):

پس از اینکه همه اعضا پذیرش خود را تایید کردند، فقط سرگروه با رمز عبور خود از مسیر زیر اقدام می‌کند:

منو دانشجویی ◄ خوابگاه ◄ درخواست گروهی خوابگاه ◄ انتخاب گزینه «تعریف اولویت‌ها» (بالای صفحه سمت چپ) ◄ کلیک روی ایجاد اولویت جدید ◄ انتخاب شماره خوابگاه و شماره اتاق ◄ کلیک روی گزینه ایجاد.

ب) مراحل و مسیرهای درخواست انفرادی اتاق از طریق سامانه گلستان

دانشجویانی که تمایل به انتخاب انفرادی خوابگاه دارند، با نام کاربری خود وارد سامانه گلستان شده و مسیر زیر را طی کنند:

منو دانشجویی ◄ خوابگاه ◄ درخواست گروهی خوابگاه

• اقدامات در این صفحه:
• وارد نمودن شماره دانشجویی خود در قسمت «نماینده گروه» و زدن دکمه جستجو.
• ثبت ظرفیت اتاق درخواستی و تعداد اعضا ء (به صورت پیش‌فرض هر دو را عدد ۶ انتخاب کنید.)
• کلیک روی گزینه «اعمال تغییرات» و دریافت شماره گروه (دریافت شماره گروه تک‌نفره در این مرحله کافی است).
• توضیحات تکمیلی: در زمان تعیین‌شده، اداره خوابگاه‌ها گروه‌های تک‌نفره را با یکدیگر ادغام کرده و اتاق به آن‌ها اختصاص می‌دهد.( این پروسه به دانشجویان بدون گروه این امکان را می‌دهد که درخواست خود را ثبت کرده و موقتاً در اتاق‌ها جای‌گیرند.) این دسته از دانشجویان پس از تشکیل گروه تک‌نفره نباید هیچ اقدام دیگری انجام دهند.(مطابق فایل پیوست راهنمای تصویری درخواست انفرادی). 

تذکرات بسیار مهم:

• اولویت با گروه‌های سریع‌تر: با توجه به اینکه اولویت انتخاب اتاق با گروه‌هایی است که سریع‌تر مراحل فوق را طی کنند، خواهشمند است در اولین فرصت اقدام نمایید. سرگروه‌ها بلافاصله پس از ثبت گروه (مرحله ۱)، به اعضا اطلاع دهند تا عضویت خود را ثبت کنند (مرحله ۲) و سپس نسبت به تعیین اولویت اتاق پیشنهادی (مرحله ۳) اقدام نمایند.
• نقص ظرفیت گروه: در صورتی که تعداد اعضای گروه کمتر از ظرفیت اتاق درخواستی باشد، امکان تخصیص اتاق وجود ندارد. تعداد اعضا باید دقیقاً با ظرفیت اتاق همخوانی داشته باشد.
• مثال: اگر متقاضی اتاق ۶ نفره هستید اما این اتاق‌ها تکمیل شده و اتاق ۸ نفره موجود است، باید ظرفیت درخواستی گروه را به ۸ نفر تغییر داده، ۲ عضو جدید اضافه کنید و سپس درخواست را ثبت نمایید.
• انحلال گروه‌های بدون اتاق: اگر گروه تشکیل شود اما به هر دلیلی اتاقی برای آن تعیین نگردد، امکان منحل شدن گروه و پخش شدن افراد در سایر گروه‌ها وجود دارد.
• پیشنهادی بودن انتخاب‌ها: انتخاب خوابگاه و اتاق توسط دانشجویان صرفاً به صورت پیشنهادی بوده و انتخاب نهایی بر اساس ظرفیت‌ها و محدودیت‌ها، به صورت مکانیزه توسط سامانه و اداره خوابگاه‌ها انجام می‌شود و قطعی نیست.
• انتخاب از اتاق‌های مجاز: خوابگاه و اتاق‌های اختصاص‌یافته به هر مقطع تحصیلی در سامانه تعریف شده است؛ لذا صرفاً از بین اتاق‌هایی که سیستم به شما اجازه می‌دهد، انتخاب خود را انجام دهید.
• تعهد مالی کامل: ثبت درخواست خوابگاه به منزله الزام دانشجو به پرداخت هزینه اسکان برای یک ترم کامل است و در صورت انصراف، از بدهی‌های دانشجو حذف نخواهد شد. موارد استثنا فقط با ارائه مستندات در کمیته خوابگاه‌ها قابل بررسی است.
• محدودیت‌های خوابگاهی (منع خوابگاه): افرادی که دارای محدودیت یا منع خوابگاه هستند، باید شخصاً به اداره خوابگاه‌ها مراجعه و رفع محدودیت کنند؛ در غیر این صورت از گروه حذف شده و افراد واجد شرایط سنوات مجاز جایگزین می‌شوند. تبعات ناشی از حذف گروه و از دست رفتن فرصت بر عهده سرگروه و اعضا است.
• ممنوعیت پذیرش دانشجویان بومی: در تشکیل گروه‌ها نباید از افراد بومی (دانشجویانی که محل سکونت آن‌ها کمتر از ۱۰۰ کیلومتر با سمنان فاصله دارد) استفاده شود. در صورت مشاهده، هیچ اتاقی به گروه واگذار نشده و گروه در سیستم نرم‌افزاری حذف خواهد شد.
• عدم ثبت درخواست: دانشجویانی که در بازه زمانی اعلام‌شده درخواست خود را ثبت نکنند، به منزله عدم نیاز آن‌ها به اسکان تلقی شده و امکان ثبت درخواست در آینده برای آن‌ها فراهم نخواهد بود.
• تعهد شرط ادغام گروه‌های ناقص: دانشجویانی که تعداد اعضای گروهشان به حد نصاب نرسیده، باید ثبت‌نام مقدماتی را انجام داده و با دریافت شماره گروه، در وضعیت گروه ناقص قرار گیرند تا اداره خوابگاه‌ها در زمان مقرر آن‌ها را ادغام کند. اتاق‌های تعیین‌شده از سوی اداره خوابگاه‌ها
• در این حالت به هیچ عنوان قابل تغییر نبوده و دانشجو پیش از ثبت گروه ناقص، باید این شرط را بپذیرد.
• دانشجویان پسر دانشکده هنر: این دانشجویان صرفاً مجاز به انتخاب اتاق در خوابگاه فرهیختگان می‌باشند.

پ) مهلت ثبت درخواست گروهی خوابگاه و تعیین هم‌اتاقی

⏰ساعت شروع و پایان:  ساعت شروع ثبت درخواست و گروه‌بندی، ساعت ۱۰ صبح اولین روز بازه زمانی و پایان مهلت آن، ساعت ۲۴ روز آخر همان بازه خواهد بود.

دانشجویان دوره شبانه و سنوات غیرمجاز: درخواست اسکان دانشجویان دوره شبانه و سنوات غیرمجاز (در تمامی مقاطع)، در صورت وجود ظرفیت مابقی، صرفاً جهت اسکان در خوابگاه‌های غیردولتی مورد بررسی قرار می‌گیرد. هزینه اسکان در این سراها متناسب با تعرفه آزاد مصوب خواهد بود و اطلاعیه شیوه درخواست این دسته از دانشجویان در نیمه اول شهریور ماه اعلام می‌شود.

پشتیبانی: در صورت بروز هرگونه مشکل در روند ثبت‌نام، سرگروه می‌تواند با شماره‌های ۲۰۱۸ یا ۲۰۲۰ (اداره خوابگاه‌ها) تماس حاصل نمایید.

مدیریت امور دانشجویی - اداره سراهای دانشجویی دانشگاه سمنان